Chciałbym skupić się na znaczeniu wdrożenia komputerowych systemów zarządzania sprzedażą (KSZS). Systemy te tworzone są w celu usprawniania tej bardzo ważnej dziedziny działalności przedsiębiorstwa, chcąc uzyskać te efekt musimy zakupić system oraz usługę wdrożeniową.
Uważam, że odpowiednie wdrożenie KSZS ma takie samo znaczenie jak wartość merytoryczna i funkcjonalność zakupionego przez Państwo systemu. Często podejmując decyzję o zakupie skupiamy się na jego funkcjonalności, jego walorach użytkowych i nie zastanawiamy się nad wdrożeniem zakupionego systemu w naszej firmie.
1. Wprowadzenie
2. Poziom zarządzania w przedsiębiorstwie a wdrożenie zintegrowanego sytemu informatycznego.
3. Oczekiwania przedsiębiorstwa od firmy wdrażającej system
4. Wdrożenie systemu – działania ze strony zakładu
5. Podsumowane
Wprowadzenie:
Nie wystarczy już stworzyć dobry informatyczny system wspomagający zarządzanie pozostaje problem wdrożenia go w zakładzie. System informatyczny klasy ERP to pewien standard, natomiast każde przedsiębiorstwo ma swoją specyfikę i nie można traktować go w sposób szablonowy, nie zawsze jest możliwe dostosowanie procesów w komputeryzowanym obiekcie do wymogów systemu.
Firmy informatyczne tworzące systemy zintegrowane powinny analizować każde wdrożenie swojego produktu i wyciągać wnioski, doskonalić swój produkt, doskonalić praktyczną wiedzę swoich konsultantów.
BAAN oferuje w tym zakresie pakiet narządzi BAAN ORGWARE, który pozwala szybko o skutecznie odwzorowywać procesy gospodarcze przedsiębiorstwa za pomocą wielostopniowej metody o nazwie „Target”. Po zakończeniu tego odwzorowania moduły systemu BAAN są automatycznie konfigurowane w sposób specyficzny dla danego przedsiębiorstwa.
Powinniśmy się zastanowić po co kupujemy system i przygotować odpowiednio firmę do jego wdrożenia. Musimy uświadomić sobie że wdrożenie systemu to rewolucja informacyjna w zakładzie, musimy pokonać szereg barier szczególnie świadomościowych, dużo czasu musimy poświęcić przekonaniu ludzi, ich edukacji. Nie wystarczy kupić system, powołać zespół wdrożeniowy i wydać odpowiednie polecenia prezesa zarządu.
Uczestnikami tego spotkania są dyrektorzy i menedżerowie ds. sprzedaży, myślę że moje wystąpienie znajdzie odpowiedni odbiór, a jeżeli ktoś się ze mną nie zgadza zapraszam do dyskusji. Być może niektórzy z Państwa stoją przed faktem zakupu systemu, a może jesteście w trakcie wdrażania. Na pewno dysponujecie wieloma przykładami działań pozytywnych i negatywnych firm świadczących Państwu rożnego rodzaju usługi konsultingowe, informatyczne itp.
Chciałbym Państwu przekazać trochę praktycznych rad jak współpracować z firmą wdrażającą system komputerowy w naszym przedsiębiorstwie, czego powinniśmy oczekiwać od tej firmy, jakich błędów uniknąć.
Rady te wynikają z praktyki, gdyż jeszcze niedawno byłem po drugiej stronie tzn. kupowałem systemy i zajmowałem się ich wdrażaniem, będąc głównym informatykiem w dużym przedsiębiorstwie przemysłowym.
Tak więc proponuje aby przestawili się Państwo na chwilę z roli sprzedających na kupujących KSZS.
Poziom zarządzania w przedsiębiorstwie a wdrożenie zintegrowanego sytemu informatycznego.
Określenie poziomu zarządzania w zakładzie jest ważne dla wdrażania systemu, inaczej będziemy wdrażać system, gdy w firmie istnieją już sformalizowane procedury działania np. ISO 9000 i wykorzystuje się nowoczesne metody zarządzania takie jak: TQM, BPR, Koszty ABC, Kontroling. Inaczej będzie przebiegało wdrożenie, gdzie zarządzanie odbywa się „na wyczucie”
Zarządzanie sprzedażą jest elementem całego systemu zarządzania w firmie. Do zarządzania nie wystarczy już praktyczna wiedza i wyczucie, coraz częściej niezbędna staje się wiedza z zakresu nauki o organizacji i zarządzaniu oraz narządzie w postaci zintegrowanego sytemu informatycznego klasy ERP.
ZSI jest narzędziem wspomagającym zarządzanie w przedsiębiorstwie. Jego wdrożenie wiąże się z w wprowadzeniem do zakładu nowych kategorii pojęciowych, wymaga kodyfikacji informacji ustalenia i sformalizowania procedur działania. Jego funkcjonalność powinna odpowiadać potrzebom przedsiębiorstwa z jednej strony i wprowadzać nowa jakość zarządzania z drugiej.
Wdrażając ZSI uzyskujemy rozwiązanie całościowe, w którym wszystkie służby przedsiębiorstwa pracują w jednym, spójnym systemie organizacyjnym i komunikują się poprzez jeden system informatyczny.
System wymusza przestrzeganie ustalonych procedur działania i nie pozwala na uprawianie tzw. „radosnej twórczości” w zakresie zarządzania firmą.
Z drugiej strony system nie może być gorsetem dla wprowadzania zmian, gdyż zmiany są integralną częścią bytu przedsiębiorstwa.
Zakup systemu informatycznego należy traktować jako bardzo ważną inwestycję.
Jest to równocześnie inwestycja bardzo trudna, bo w sferę niematerialną. Systemu musimy się nauczyć, musimy pokonać bariery ludzkich przyzwyczajeń, co jest bardzo trudne, a często niemożliwe.
Po wdrożeniu systemu podniesiemy wartość firmy, gdyż została „wtłoczona” do niego nowa jakość działania, nowa wiedza.
Decyzja o zakupie ZSI powinna być poprzedzona analizą biznesową i organizacyjną przedsiębiorstwa tzw. Studium diagnostycznym.
Efektem tego studium powinno być określenie poziomu zarządzania w przedsiębiorstwie.
Chodzi o to, aby ustalić jakie procesy są krytyczne z punktu widzenia działalności firmy czy są sprawnie obsługiwane przez odpowiednie służby.
Kluczowym jest również określić czy zakład działa według określonych procedur, czy też działania są improwizowane – „na wyczucie”.
Często zarządzanie „na wyczucie” w oparciu o wiedze i intuicje grupy ludzi w zakładzie przynosi efekty. Szkopuł w tym, że cała wiedza o sposobie działania firmy znajduje się w głowach tych ludzi i jest przydatna do czasu gdy są oni pracownikami zakładu lub do czasu gdy nie zaczną oni wykorzystywać jej do prowadzenia własnej polityki.
Wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego spowoduje przeniesienie tej wiedzy do systemu i będzie ona dostępna dla wszystkich, pod warunkiem dobrego wdrożenia systemu – to znaczy takiego, aby wykorzystać wszystkie możliwości systemu i pod warunkiem przestrzegania reguł działania, które system narzuca.
Od określenia poziomu zarządzania powinna zależeć metodyka wdrożenia jego harmonogram a przede wszystkim czas wdrożenia.
Oczekiwania przedsiębiorstwa od firmy wdrażającej system:
Czego może oczekiwać przedsiębiorstwo, które zakupiło system od firmy wdrażającej system.
Przede wszystkim odpowiedniego poziomu usług wdrożeniowych.
Zanim sprecyzuję co to znaczy odpowiedzmy sobie na pytanie : co to znaczy wdrożyć system.
Otóż odpowiedz na to pytanie nie jest taka prosta, gdyż bardzo trudno określić punkt czasowy od którego możemy uznać, że cele postawione przed systemem zostały spełnione.
A może tym kryterium ma być zadowolenie zarządu czy też zadowolenie ludzi obsługujących system. Jest to bardzo trudno do ustalenia i następuje długo po podpisaniu protokołu odbioru wdrożenia systemu i zapłaceniu firmie wdrażającej system.
Jak już wcześniej wspomniałem wdrożenie systemu zależy od poziomu zarządzania w firmie.
Na poziom ten wpływają: procedury działania, metody działania a przede wszystkim czynnik ludzki czyli poziom kadry zarządzającej i tzw. jakość personelu.
Zarządzanie jest sztuką, nie każdy może być może być dobrym menedżerem. Nie wystarczy skończyć wydział zarządzania dobrej uczelni, trzeba jeszcze mieć to „coś” . Dobry menedżer musi mieć intuicję i przede wszystkim koncepcję działania. Niektórzy na tym poprzestają i zarządzają swoimi firmami, ale dopiero te umiejętności uzupełnione o rzetelną wiedzę z zakresu organizacji i zarządzania pozwalają zarządzać firmą w sposób efektywny.
Poziom usług wdrożeniowych jest prostym przełożeniem umiejętności konsultantów uczestniczących we wdrożeniu.
Konsultant wdrażający system musi się nauczyć języka zakładu, pojęcia którymi posługują się systemu klasy ERP różnią się od pojęć którymi posługuje się zakład. Jest to bardzo ważne, często bardzo długo konsultanci nie mogą się dogadać z ludźmi z zakładu, posługują się bardzo suchym „naukowo – badawczym” językiem co powoduje wytworzenie bariery niezrozumienia i jest przyczyną niepowodzenia wdrożenia systemu.
To nie znaczy, że ludzie zakładu nie powinni się uczyć nowych pojęć jakie niesie ze sobą system, ale zanim to nastąpi to muszą sobie przetłumaczyć swoje dotychczasowe pojęcia i określenia na nowy język.
Pomoc w tym tłumaczeniu to podstawowe zadanie konsultanta.
Konsultant powinien posiadać dużą wiedzę teoretyczną i praktyczną (nabywaną podczas wdrożeń ) w dziedzinie którą wdraża: dystrybucja, produkcja, finanse, koszty, księgowość.
Czynnikiem wspomagającym szczególnie w kierowani wdrożeniem jest znajomość tzw. „układów” – lobby w zakładzie. Dobrze wiedzieć kto popiera system a kto przeszkadza i pomaga w poruszaniu po zakładzie.
Podsumowując czego możemy oczekiwać od firmy wdrażającej system:
- znajomości zakładu
- znajomości dziedziny, którą komputeryzują
- działania w dobrej wierze – nie wszystko możemy zawrzeć w kontrakcie, często pojawiają się problemy które wymagają dodatkowego zaangażowania firmy.
- firma nie powinna zmienić podejścia do klienta przed i po podpisaniu kontraktu
Wdrożenie systemu – działania ze strony zakładu:
Powodzenie wdrożenia zależy nie tylko od firmy wdrażającej system, równie ważne jest zaangażowanie ze strony zakładu.
Przedsiębiorstwo musi bardzo ściśle współpracować z firmą wdrażającą system.
Przede wszystkim musi zapewnić sprawny przepływ informacji na linii zespól konsultantów – zespól wdrożeniowy – zarząd.
Nie należy się również zrażać różnego rodzajami trudnościami i niepowodzeniami, które się pojawią. Nawet najbardziej szczegółowy i podpisany przez wszystkich harmonogram wdrożenia nie przewidzi wszystkich sytuacji które pojawia się w zmieniającej się rzeczywistości.
Filary wdrożenia systemu to:
– Zarząd – jego postawa i determinacja we wdrażaniu ma znaczenie kluczowe. Jeden z członków zarządu powinien być odpowiedzialny za odpowiedni nadzór nad wdrożeniem systemu i pomagać zespołowi wdrożeniowemu w przecieraniu nowych ścieżek w zakładzie.
– Główny Informatyk – musi uzyskać odpowiednią rangę w zakładzie.
Informatyka w firmie nie jest już tylko narzędziem wspomagającym proste czynności biurowe – staje się pełnoprawnym elementem systemu zarządzania w zakładzie.
Informatycy uczestniczący w wdrożeniu to ludzie znający bardzo dobrze system i znający jednocześnie procesy w przedsiębiorstwie. Powinniśmy ich docenić i odpowiednio spożytkować ich wiedzę.
– Zespół Wdrożeniowy – powinni w nim być ludzie o odpowiednich kwalifikacjach, muszą być odpowiednio motywowani. Jest to zespól interdyscyplinarny, jego członkowie muszą się nauczyć funkcjonowania służb z innych pionów, które do tej pory nie były obiektem ich zainteresowania gdyż nie należało to ich obowiązków służbowych.
Zespól wdrożeniowy będzie wchodził bardzo często w kompetencje innych służb, co może powodować konflikty. Wynika to z faktu ze procesy, będące obiektem komputeryzacji przebiegają w poprzek liniowej struktury organizacyjnej obowiązujące w większości naszych przedsiębiorstw.
– Służby wdrażające nowoczesne metody zarządzania: ISO, Kontroling – powinny kreować zmiany procesów i ściśle współpracować z zespołem wdrożeniowym.
Dobrze jest gdy wdrażanie ISO, czy tez kontrolingu odbywa się równocześnie z wdrażaniem systemu. Niekiedy systemy te już funkcjonują co znacznie ułatwia wdrożenie ZSI. Należy doprowadzić do zgodności dokumentów i procedur działania obejmujących te systemy.
Podsumowanie:
– Poziom usług wdrożeniowych jest tak samo ważny jak wartość merytoryczna systemu informatycznego – sylwetka konsultanta.
– Decyzja o zakupie systemu to decyzja o przebudowie procesów – powinna być poprzedzona studium diagnostycznym.
– Filary wdrożenia systemu w zakładzie
Emil Snopek