Według K. Bienioka, zarządzanie poprzez komunikowanie się polega na budowaniu i doskonaleniu systemu regularnego informowania załogi o głównych celach, problemach, przyszłych planach i aktualnej pozycji przedsiębiorstwa na rynku. Celem tego procesu jest poinformowanie pracowników w nadziei, że przyczyni się to do stworzenia atmosfery, w której wzrośnie zaufanie i zrozumienie pomiędzy kierownictwem a pracownikami, co jest kluczowym elementem efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa.[1]
Komunikacja nie może ograniczać się jedynie do przekazywania sprawozdań z realizacji działań. Zła komunikacja polega na ignorowaniu załogi i często prowadzi do izolowania się pracowników, co skutkuje mniejszym zaangażowaniem w pracę i obojętnością wobec losów przedsiębiorstwa. Wadliwa komunikacja może prowadzić do strat w funkcjonowaniu i rozwoju przedsiębiorstwa.[2]
Komunikacja jest niezwykle istotna dla prawidłowego rozwoju i egzystencji człowieka. Nie tylko wzbogaca ona wiedzę poprzez kontakty z innymi, ale również daje poczucie potrzeby, docenienia, bezpieczeństwa i pobudza odwagę.[3]
W każdym przedsiębiorstwie przepływ informacji ma charakter formalny i nieformalny. Informacje przekazywane są zarówno oficjalnie, jak i w różnych sytuacjach przypadkowych, na przykład w windzie czy w trakcie nieoczekiwanych spotkań z pracownikami. Informacje formalne w przedsiębiorstwie pochodzą z instytucjonalnie wyodrębnionych form organizacyjnych, takich jak komórki informacji ekonomicznej i technicznej, pisma ogólne, tablice ogłoszeń, radiowęzeł zakładowy oraz rzecznicy prasowi.[4]
Jak w przypadku każdej metody zarządzania, zarządzanie przez komunikowanie się ma swoje zalety i wady. Poniższa tabela przedstawia zestawienie tych czynników:
Tabela 4. Zalety i wady zarządzania przez komunikowanie się
Zalety Wady
- lepsze poinformowanie załogi o celach i strategii rozwoju przedsiębiorstwa;
- stworzenie atmosfery wzajemnego szacunku i zaufania, co przyczynia się do większego zrozumienia między ludźmi;
- otwarte omawianie trudnych problemów i obaw;
- lepsza motywacja pracowników i większe identyfikowanie się członków organizacji z jej celami;
- uzasadnienie zamiarów i decyzji kierownictwa;
- eliminacja luki informacyjnej, która sprzyja plotkom i niejasnościom – ryzyko ujawnienia istotnych informacji konkurentom przez pracowników, dotyczących np. nowych produktów czy strategii przedsiębiorstwa;
- malejące zainteresowanie większością komunikatów pisemnych;
- możliwość niekontrolowanego przerodzenia spotkań informacyjno-dyskusyjnych w pretensje, krytykę i personalne ataki.
Źródło: K. Perechuda, Nowoczesne metody zarządzania firmą, AE, Wrocław 1993, s. 101 oraz B. Kaczmarek, Cz. Sikorski, Podstawy zarządzania, PWN, Warszawa 1997, s. 231.
Mimo kilku wad, nie wolno zapominać, że skuteczne zarządzanie jest możliwe tylko dzięki sprawnej komunikacji między kierownictwem a pracownikami organizacji. Jak podkreśla K. Ziemniewicz, „żadne informacje formalne nie zastąpią jednak codziennego bezpośredniego kontaktu między pracownikami”. Informacje nieformalne mogą być przekazywane poprzez narady, spotkania dyskusyjne, szkolenia, zebrania ogólne oraz różne uroczystości zakładowe.[5]
W literaturze przedmiotu istnieją inne metody zarządzania, które nie zostały omówione w tej pracy. Przedstawione powyżej metody uważam za podstawowe i najbardziej reprezentatywne dla każdego przedsiębiorstwa.
[1] H. Bieniok, op. cit., s. 219.
[2] B. Kaczmarek, Cz. Sikorski, Podstawy zarządzania, PWN, Warszawa 1997, s. 128.
[3] H. Bieniok, op. cit., s. 228.
[4] A. Webber, op. cit., s. 715.
[5] K. Ziemniewicz, Techniki zarządzania, PWE, Warszawa 1991.