Profil osobowy może przyjmować formę graficzną lub opisową. Zanim przedsiębiorstwo przystąpi do konstruowania procedury selekcji kandydatów, musi udzielić sobie odpowiedzi na pytanie, jakiego kandydata potrzebuje, jakie jego cechy są najważniejsze. Przy określaniu profilu osobowego osoba odpowiedzialna za rekrutację powinna określić, które spośród cech lub umiejętności mają charakter krytyczny. Cech tych może być wiele, jednak ich mnogość bardzo utrudnia pracę zarówno na etapie przygotowań jak i przy ostatecznym wyborze kandydata. Jasne sprecyzowanie cech selekcyjnych znacznie ułatwia pracę zarówno na etapie przygotowań jak i przy podejmowaniu decyzji, a przede wszystkim przy konstruowaniu procedury selekcyjnej. Przygotowanie profilu osobowego może zostać poprzedzone sporządzeniem opisu stanowiska. Najkrótszą jego wersją jest akapit zarysowujący cel stanowiska pracy i wskazujący główne obszary odpowiedzialności.
Dokładniejszy opis stanowiska pracy zawiera stwierdzenie dotyczące kluczowego wkładu stanowiska w osiągnięcie celów organizacji. Zwykle można w nim także znaleźć wyraźne określenie relacji i hierarchii służbowych oraz streszczenie głównych zadań lub kluczowych celów. Celem opisu stanowiska jest stworzenie funkcjonalnego opisu powierzonych zatrudnionej osobie. Powinien być użyteczny dla przyszłego pracownika i ułatwiać mu wypełnianie warunków kontraktu. Opis powinien być w miarę dokładny, a jednocześnie na tyle elastyczny, ażeby można go dostosować do przewidywalnych zmian. Opis stanowiska powinien zawierać:
- Nazwę stanowiska
- Relacje służbowe
- Cel i zakres stanowiska
- Główne obszary odpowiedzialności, granice uprawnień, kluczowe cele lub standardy efektywności.
Nawet najlepiej przeprowadzona rozmowa nie pomoże, jeśli nie wiemy, kogo szukamy, jeśli nie dysponujemy opisem stanowiska, charakterystyką osobową pracownika. Pomocnym wydaje się być tutaj psychologiczna koncepcja osobowości, w której za pomocą pięciu cech opisuje się osobowość człowieka. Pozwala ona na opisywanie kandydatów w kategoriach cech osobowości. Należą do nich: ekstrawersja, ugodowość, sumienność, stabilność emocjonalna – neurotyzm, otwartość na doświadczenia. Wymienione cechy – zdaniem psychologów – wystarczają do rzetelnego, szybkiego i trafnego diagnozowania efektywności kandydata. Pierwsza z wymienionych cech dotyczy społecznego funkcjonowania człowieka. Osoby o wysokim natężeniu cechy charakteryzują się aktywnością, są optymistyczni i otwarci na ludzi. Ugodowość dotyczy jakości ustosunkowań do ludzi. Osoby pomocne, skłonne do wybaczania, pogodnego usposobienia odznaczają się wysokim natężeniom cechy. Sumienność odnosząca się do zadaniowej sfery człowieka opisuje go jako odpowiedzialnego, ambitnego, nastawionego na osiągnięcia. 8 Emocjonalną sferę opisuje stabilność emocjonalną. Osoby o wysokim natężeniu cechy charakteryzują się: odpornością na stres, pewnością siebie, realizmem w myśleniu. Tendencją do poszukiwania nowych rozwiązań mierzy się otwartością na doświadczenia. Kandydatów o wysokim natężeniu cechy charakteryzuje twórcze, kreatywne myślenie, inteligencja.
Tworzenie profili osobowych przyszłych pracowników jest praktyką, która ma na celu lepsze dopasowanie kandydatów do wymagań stanowiska oraz kultury organizacyjnej. Oto kilka kroków i aspektów, które mogą być brane pod uwagę:
- Analiza wymagań stanowiska: Kluczowe jest dokładne zrozumienie, jakie umiejętności, doświadczenie i cechy osobowościowe są niezbędne dla efektywnego wykonania obowiązków na danym stanowisku.
- Stworzenie profilu kompetencyjnego: Na podstawie analizy wymagań stanowiska można opracować profil kompetencyjny, określający pożądane umiejętności techniczne, umiejętności miękkie (np. komunikatywność, umiejętność pracy w zespole), jak również cechy osobowościowe (np. inicjatywa, odporność na stres).
- Techniki rekrutacyjne: Podczas procesu rekrutacyjnego można używać różnych technik, aby ocenić, czy kandydat odpowiada profilowi osobowemu. Obejmuje to rozmowy kwalifikacyjne, testy psychometryczne, studia przypadków czy assessment center.
- Etyczne podejście: Ważne jest, aby tworzenie profili osobowych było zgodne z zasadami równości i uczciwości. Oceny i decyzje powinny być oparte na faktach i konkretnych umiejętnościach, a nie na uprzedzeniach czy stereotypach.
- Znajomość kultury organizacyjnej: Profil osobowy powinien uwzględniać również kulturę organizacyjną. Dla niektórych firm ważne są określone wartości czy sposoby pracy, które powinny być brane pod uwagę podczas oceny kandydatów.
- Otwartość i elastyczność: Chociaż tworzenie profili osobowych ma na celu zwiększenie trafności rekrutacji, istotne jest również zachowanie elastyczności i otwartości na różnorodność. Dzięki temu można uwzględnić różnorodne doświadczenia i perspektywy, które mogą przynieść wartość dla organizacji.
Badania naukowe prowadzone w Stanach Zjednoczonych i Europie Zachodniej dowiodły, że diagnoza przedstawionych cech osobowości w selekcji i rekrutacji personelu pozwala na przewidywanie efektywności pracy. Ze względu na różnice indywidualne w zakresie sprawności zawodowej i satysfakcji z pracy ludzie w różny sposób wykonują powierzone sobie zadania, różne są ich drogi zawodowe, kariery, awanse, przeniesienia i degradacje. Organizacja, aby opracowywać strategie swojego rozwoju musi dokładnie znać możliwości swoich pracowników, przewidywać i kreować zmianami w polityce personalnej, kreować i kształcić owe kadry, gdyż pierwszą oznaką upadku przedsiębiorstwa, jest brak zapotrzebowania na wykwalifikowanych, zdolnych ambitnych ludzi.