Pojęcie analizy obejmuje system różnorodnych metod badania polegających na rozłożeniu danego przedmiotu bądź zjawiska na części składowe tak aby wykryć pewne składniki i sformułować odpowiednie plany dotyczące przyszłości przedsiębiorstwa. Chodzi tu o wykorzystanie analizy do procesu racjonalnego działania, likwidacji marnotrawstwa i niezgodności oraz zarządzania strategicznego w przedsiębiorstwie.
Przez analizę rozumie się też opracowanie diagnostyczne – dokument lub czynności zmierzające do postawienia diagnozy gospodarczej. Wymaga ona zastosowania odpowiednich metod badania i zasad oceny wypracowanych przez analizę jako samodzielną dyscypliną naukową [E. Kurtys (red.), Analiza ekonomiczna przedsiębiorstw przemysłowych, PWN, Warszawa-Poznań 1988, s. 9.].
Analiza stanów i procesów ekonomicznych w przedsiębiorstwie nazwana jest analizą ekonomiczną. Jest ona instrumentem służącym do poznania rezultatów i przebiegu procesów gospodarczych. Analiza ekonomiczna definiowana jest też jako dyscyplina naukowa dotycząca zespołu metod umożliwiających stawianie diagnoz gospodarczych w jednostkach organizacyjnych [J. Więckowski, Analiza ekonomiczna w przedsiębiorstwie przemysłowym, PWE, Warszawa 1988, s. 32.].
Wykorzystanie w analizach metody stanowią dorobek innych dyscyplin naukowych: ekonometrii, matematyki, statystyki.
Przeprowadzając analizę ekonomiczną można zauważyć, że jest ona dyscypliną naukową zajmującą się wykorzystaniem i mierzeniem związków zachodzących między zjawiskami ekonomicznymi oraz wykrywaniem za pomocą metod badawczych prawidłowości w zachowaniu się podmiotów gospodarczych oraz ich reakcji na bodźce płynące z otoczenia. Otoczenie określa szanse i możliwości rozwoju przedsiębiorstwa. Przedsiębiorstwo jest obszarem trudnym do zdefiniowania, a wiedza zaczerpnięta z innych dyscyplin naukowych pozwala jedynie na ustalenie rodzaju związków zachodzących między zjawiskami. Dopiero analiza ekonomiczna pozwala na badanie tych związków, określeniu kierunku zmian i wykorzystanie tej wiedzy w praktyczny działaniu.
Teoria i praktyka nieco odmiennie traktują analizę ekonomiczna, z punktu widzenia zarządzania przedsiębiorstwem. Teoria widzi analizę jako narzędzie służące do poznania zjawisk, stanów i procesów oraz badaniu ich skutków.
Zaś praktyka zmierza do wykorzystania analizy ekonomicznej w realizacji ich indywidualnych i subiektywnych celów. Jest to zrozumiałe gdyż przedsiębiorstwo kieruje się własnymi celami w planowaniu, kontrolowaniu i regulowaniu działalności oraz ustaleniu celów strategicznego działania.
Analiza ekonomiczna rozpoczyna się od wstępnego rozpoznania określonych sytuacji, czynników i zdarzeń mogących pojawić się w przedsiębiorstwie [ [J. Duraj, Analiza ekonomiczna przedsiębiorstwa, PWE, Warszawa 1993, s. 11]]. To rozpoznanie dotyczy głównie szans oraz zagrożeń przetrwania i rozwoju przedsiębiorstwa. Charakterystyczną cechą analizy w gospodarce rynkowej jest bezpośrednie wykorzystanie jej w procesie zarządzania. Najogólniej wyraża się to w planowaniu, organizowaniu i motywowaniu, ponieważ każde przedsiębiorstwo działające w warunkach gospodarki rynkowej podejmuje pewne decyzje, aby osiągnąć zysk, by móc osiągnąć jak największą wartość rynkową.
Coraz częściej spotykana zmienność otoczenia wpływa na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. W tym celu niezbędne jest prowadzenie badań analitycznych. Badania analityczne zmierzają do:
– wykrycia i ustalenia przyczyn, które powodują zarówno nie wykonanie zadań, jak ich zrealizowanie,
– sporządzanie charakterystyki liczbowej ilustrującej działalność przedsiębiorstwa oraz pozwalającej na ocenę uzyskanych wyników i porównaniu ich z wynikami innych przedsiębiorstw,
– określeniu przewidywanych wyników na podstawie informacji o stanie czynników produkcji jakimi dysponuje przedsiębiorstwo oraz na podstawie informacji o podstawowych zmianach w otoczeniu,
– podjęcia decyzji kierowniczych przyczyniających się do efektywniejszego funkcjonowania i rozwoju przedsiębiorstwa[ [Ibidem, s. 15]].
Analiza ekonomiczna działalności przedsiębiorstwa powinna spełniać pięć następujących wymagań:
– zawierać właściwe oraz obiektywne stwierdzenia i oceny,
– uwzględniać wszystkie rozpoznane elementy determinujące określony stan przedsiębiorstwa lub wybrane zjawisko ekonomiczne,
– opierać się na zweryfikowanych danych liczbowych (po doprowadzeniu ich do porównywalności),
– przedstawić wyniki badań w sposób zwięzły i zrozumiały,
– zawierać wynik bliski momentowi powstania zjawiska i podjęcia decyzji[ [Z. Dowgiełło (red.), Słownik ekonomiczny dla przedsiębiorcy, ZNICZ, Szczecin 1996, s. 14]].
Przedmiotem analizy ekonomicznej przedsiębiorstwa są jego wyniki, stan, pozycja oraz organizacja i metoda działania [ [J. Duraj, Analiza ekonomiczna przedsiębiorstwa…, op.cit., s. 15]].
Analiza wyników w przedsiębiorstwie obejmuje rezultaty ilościowe, jak i jakościowe, np. w sferze produkcji, sprzedaży i zakupu. Analiza stanu i pozycji przedsiębiorstwa polega na porównaniu faktów i zjawisk zachodzących w otoczeniu i ich zmian, np. poprawy efektywności gospodarowania i pozycji przedsiębiorstwa w branży i na rynku.
Analiza organizacji i metod działania zajmuje się m.in. oceną jakości stopnia przygotowania wyposażenia technicznego, zorganizowania procesów technologicznych i przygotowania zespołów ludzi do wykonywania zadań realizowanych przez przedsiębiorstwo oraz wykluczenia negatywnych czynników wpływających na nie.
W procesie analizy ekonomicznej wykorzystany jest dorobek wielu dyscyplin naukowych: ekonomiki przedsiębiorstw, marketingu, rachunkowości, finansów. Jednak najściślejsze powiązania występują w rachunkowości, stąd niekiedy traktuje się analizę jako jej część składową. Tymczasem rachunkowość ma za zadanie odpowiednio zarejestrować operacje gospodarcze i stworzyć podstawy liczbowe do oceny stanu i wyników finansowych przedsiębiorstwa oraz jego powiązań finansowych ze światem zewnętrznym. Opracowana w jej ramach sprawozdawczość finansowa przedsiębiorstwa dostarcza informacji o sytuacji finansowej przedsiębiorstwa – analizie finansowej. Zasadnicza różnica pomiędzy analizą finansową a rachunkowością polega na kompetencji w podejmowaniu decyzji. Osoba prowadząca księgi rachunkowe pracuje nad gromadzeniem i prezentowaniem danych na temat przeszłych, obecnych, przyszłych zdarzeń gospodarczych, zaś analityk oceni na ich podstawie sytuację przedsiębiorstwa oraz na ich podstawie przygotuje decyzje dotyczące działań, jakie zostaną podjęte przez przedsiębiorstwo w przyszłości.
Obszary zainteresowań rachunkowością a analizą ekonomiczną też się różnią. Księgowość dostarcza danych na temat zdarzeń gospodarczych, zaś dane te przetworzone w analizie ekonomicznej wraz z materiałami służą do podjęcia decyzji gospodarczych.
Działalność każdego podmiotu gospodarującego wymaga okresowej analizy. Analiza ta powinna pozwolić z jednej strony na ustalenie, czy dotychczasowa działalność dała zamierzone efekty, z drugiej zaś na określenie kierunków i sposobów doskonalenia dalszej działalności. Analiza odnosząca się do działalności gospodarczej nosi ogólną nazwę analizy ekonomicznej. Z punktu widzenia podmiotowego należy wyróżnić w niej przede wszystkim:
– analizę makro i mikroekonomiczną,
– analizę finansową i techniczno-ekonomiczną [F. Bławat, Analiza ekonomiczna, Gdańsk : Politechnika Gdańska, 1999, s. 45.].
Analiza makroekonomiczna obejmuje badanie i ocenę wielkości ekonomicznych zagregowanych, a więc ujmowanych głównie dla całej gospodarki narodowej.
Analiza mikroekonomiczna dotyczy badania i oceny działalności takich podmiotów gospodarujących, jak przedsiębiorstwo, gospodarstwo domowe czy pojedyncze osoby.
Treścią analizy finansowej są wielkości ekonomiczne w wyrażeniu pieniężnym, w tym stan materiałowo – kapitałowy, wyniki finansowe oraz ogólna sytuacja finansowa przedsiębiorstwa.
Analiza techniczno-ekonomiczna natomiast oparta jest przede wszystkim na wielkościach ekonomicznych w wyrażeniu rzeczowym lub osobowym i jedynie uzupełniająco wzbogacana ujęciami finansowymi. Celem tych zmian jest stopniowe dostosowywanie działalności przedsiębiorstw do zasad mechanizmu rynkowego.
Analiz ekonomiczna jako dyscyplina naukowa jest zespołem metod umożliwiających stawianie diagnoz gospodarczych w jednostkach organizacyjnych różnych szczebli zarządzania. Często przez analizę rozumie się opracowanie diagnostyczne (dokument) lub czynności zmierzające do postawienia diagnozy gospodarczej [Ibidem, s. 51.].
Przedmiotem analizy ekonomicznej w przedsiębiorstwie są:
– wyniki produkcyjne i finansowe,
– organizacja i metody gospodarowania,
– stan ekonomiczny [M. Tkaczuk, M. Dębniewska , Analiza ekonomiczna przedsiębiorstwa, Olsztyn : Wydaw. AR-T, 1998, s. 77.
– ].
Analiza wyników produkcyjnych i finansowych dotyczy wielkości produkcji w porównaniu z zaplanowaną lub uzyskaną w okresach ubiegłych.
Analiza organizacji i metod gospodarowania obejmuje m.in. wykorzystanie bazy wytwórczej (eksploatacja maszyn i urządzeń, rezerwy w ich pracy), produktywność pracowników (wydajność pracy, wykorzystanie czasu pracy zatrudnionych), gospodarkę materiałową (zaopatrzenie w materiały, ich magazynowanie), efektywność zmian organizacyjno -technologicznych, gospodarność działania (koszty produkcji, zaopatrzeni, zbytu).
Analiza stanu ekonomicznego dotyczy m.in. bazy wytwórczej, zatrudnienia, stanu zapasów produkcyjnych, sytuacji finansowej.
Informacje opracowane w wyniku przeprowadzonej analizy są podstawą wartościowania zjawisk na potrzeby podejmowania decyzji gospodarczych.
Analiza sporządzona na użytek wewnętrzny przedsiębiorstwa pomaga w ustaleniu dróg postępowania w przyszłości i w ocenie decyzji będących w trakcie realizacji.
Analiza sporządzona dla jednostek nadrzędnych umożliwia podejmowanie decyzji w szerszej skali np. w sprawach inwestycji, rozmieszczenia zasobów siły roboczej [F. Bławat, op. cit., s. 77.].
Tabela 1.1. Kryterium podziału analiz ekonomicznych
Źródło: W. Brinckem, Analiza działalności gospodarczej, Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, Warszawa 1984, s.7.
Analiza sporządzona na użytek organizacji współpracujących z przedsiębiorstwem, np. utrzymujących kontakty handlowe lub finansowe, daje możliwość pośredniego oddziaływania na decyzje. Organizacje te mogą np. wpływać na wysokość zasobów przedsiębiorstwa – przez ograniczenie czy rozszerzenie kredytów, na koszy wytwarzania – przez akceptowanie ceny wyrobów.
Analiza ekonomiczna opiera się na informacjach liczbowych i nie liczbowych. Dane liczbowe czerpie się z urządzeń rachunkowych, sprawozdawczości finansowej, kalkulacji kosztów, dokumentacji księgowej, zestawień sprawozdawczych i statystycznych, materiałów planistycznych i z dokumentacji konstrukcyjno – technologicznej [M. Tkaczuk, M. Dębniewska, op. cit., s. 89.].
Dane nie liczbowe to np. materiały z narad, sprawozdania pokontrolne, rozmowy czy wywiady z pracownikami.
Dużą wagę przywiązuje się do właściwego przygotowania danych liczbowych. Można tu przyjąć następujące reguły postępowania:
1. W miarę możliwości należy korzystać z gotowych zestawień czy tablic opracowanych na potrzeby planowania, księgowości czy sprawozdawczości bowiem zmniejsza to pracochłonność badań i zapewnia wiarygodność danych.
2. Do opracowanej analizy nie należy włączać zestawień i tabel rachunkowych czy statystycznych, lecz jedynie podać skróconą reasumpcję ustaleń (wskaźników i obliczeń odchyleń).
3. Tabele i zestawienia nie muszą być w całości analizowane, jeśli nie wymaga tego cel badań, który określa potrzebne dane liczbowe, a nie odwrotnie.
4. Należy maksymalnie stosować uproszczenia i zaokrąglenia wielkości liczbowych, unikać też pozornej precyzji obliczeń, gdyż w większości wskaźników analitycznych, niezależnie od sposobu ujęcia rachunkowego, jest to jedynie przybliżony obraz stanu rzeczywistego. Trzeba jednak dbać o to, by liczby nie naświetlały fałszywie zjawisk.
5. Nie należy dopuszczać do zbytniego ujednolicenia okresów obejmujących badane zjawiska. W praktyce przyjął się zwyczaj porównywania ze sobą rocznych okresów działalności , jednolicie dla wszystkich zjawisk.
Informacje nie liczbowe są dla analizy równie cenne, jak dane ewidencyjne. Dotyczy to zwłaszcza analiz systemowych, w których bada się związki i uwarunkowania zjawisk. Na podstawie danych liczbowych nie można ustalić , jakie były skutki i przyczyny niektórych zjawisk, dopiero rozmowy z pracownikami pozwalają właściwie zinterpretować obliczone wskaźniki analityczne czy odchylenia w kształtowaniu się zjawisk.
Informacje zawarte w rachunkowości czy sprawozdawczości służą wielu użytkownikom i do różnych celów, dlatego funkcją analizy jest wyselekcjonowanie tych informacji, które cechują zaobserwowane zjawiska.