Struktury organizacyjne, poza stanowiskami i komórkami organizacyjnymi określa ogół zależności funkcjonalnych i hierarchicznych pomiędzy nimi. Służy ona potrzebom zarządzania, co umożliwia sprawne zarządzanie złożoną całością organizacyjną.
Struktury organizacyjne można analizować i oceniać ze względu na różnorodne kryteria.
Klasyczne struktury organizacyjne
Centralizacja i decentralizacja organizacyjna, czyli układ władzy w organizacji, ma wpływ na podział klasycznych struktur organizacyjnych.
Podstawowe typy struktur organizacyjnych, które można wyodrębnić ze względu na relacje między samymi kierownikami oraz między kierownikami a wykonawcami to: struktura liniowa, funkcjonalna, sztabowo-liniowa.
1. Struktura liniowa
Podstawą budowy tej struktury jest zasada jedności rozkazodawstwa, w myśl której każdy podwładny może mieć tylko jednego przełożonego (rys. 2).
Na wszystkich szczeblach występuje przejrzysta więź służbowa zwana inaczej hierarchiczną. Polega ona na tym, że przełożony ma uprawnienia do decydowania, co do określenia pracy i zadań, które podwładny powinien wykonać. Możliwe jest występowanie więzi funkcjonalnej wspomagania. Są to powiązania między doradcami, członkami komórek organizacyjnych przy naczelnym kierownictwie i linią hierarchiczną. Mogą oni sugerować pewne posunięcia, ale nie mogą wydawać poleceń. Linia jest drogą służbową do wykonania poleceń jak i kanałem delegacji kompetencji.
Struktura liniowa ma następujące zalety [W. Kieżun, Sprawne zarządzanie organizacją, SGH, Warszawa 1997, s. 291]:
– jedność kierowania, tzn. polecenia przychodzą tylko od jednej osoby,
– indywidualna, ściśle określona odpowiedzialność,
– szybkość decyzji (decyzje jednoosobowe),
– możliwość dużej inicjatywy na każdym szczeblu (zależy od zakresu decentralizacji).
Wady struktury liniowej [Tamże, s. 291]:
– brak kompetentnej rady; w obecnych warunkach szybkiego rozwoju kierownik nie jest w stanie sam podjąć trafnych decyzji,
– możliwość zupełnego pozbawienia inicjatywy kierowników niższego szczebla.
W przedsiębiorstwach struktura liniowa ma ograniczony zakres stosowania. Może być ewentualnie zastosowana w małych przedsiębiorstwach, w których nie występują poważne problemy techniczne, organizacyjne i inne.
1. Struktura funkcjonalna
Struktura ta wymaga zerwania z zasadą rozkazodawstwa oraz oparcia się na zasadzie specjalizacji w zakresie funkcji kierowniczych (rys. 3).
W strukturze tej występuje tendencja do nieprawidłowego funkcjonowania – wzrasta znaczenie jednych funkcji, a spada znaczenie innych; jest także zgodność kompetencji fachowych z kompetencjami decyzyjnymi.
Podwładny ma kilku przełożonych, każdy z nich odpowiada za pewną cześć funkcjonowania organizacji.
Zaletą tej struktury jest łatwy nadzór, ponieważ każdy kierownik jest specjalistą jedynie w ograniczonym zakresie umiejętności.
Jednocześnie często struktura funkcjonalna stwarza zagrożenia [A. Sobczak, Struktury organizacyjne…, op. cit., s. 366]:
– nieskoordynowanej pracy zespołu kierowniczego,
– konfliktów kompetencyjnych między kierownikami,
– manipulowania poleceniami przez podwładnych.
Struktura ta w praktyce stosowana jest przez mniejsze firmy o ograniczonym asortymencie wyrobów.
1. Struktura sztabowo-liniowa
Występuje tu, zasada jedności rozkazodawstwa i specjalistycznego wsparcia dla zarządzania, rozdzielenie kompetencji decyzyjnych od kompetencji fachowych (rys. 4).
W strukturze występują komórki sztabowe, powołane do wspomagania kierowników liniowych w zakresie zarządzania. Kierownik liniowy podejmuje decyzje, wydaje polecenia, odpowiada za funkcjonowanie organizacji.
Komórki sztabowe m.in. zbierają informacje, naświetlają problemy, doradzają, opracowują warianty decyzji, sugerują wybór itp., ale nie mają prawa wydawania zaleceń. Często komórka sztabowa przygotowuje decyzje wraz z opracowaniem aktów prawnych, lecz tylko kierownik liniowy może podjąć decyzję o wprowadzeniu tej decyzji.
Wyróżnia się różne postaci struktur sztabowo-liniowych ze względu na to, gdzie umieszczone zostały komórki sztabowe.
Najczęściej znajdują się one [A. Sobczak, Struktury organizacyjne…, op. cit., s. 365]:
1. przy najwyższym szczeblu hierarchii organizacji, tj. podlegają bezpośrednio dyrektorowi naczelnemu na równi z kierownikami części liniowych, realizujących funkcje podstawowe;
2. wewnątrz części organizacyjnych, realizujących funkcje podstawowe; podlegają wówczas kierownikowi wydziału (działu), pionu, zakładu lub filii;
3. zarówno przy szczeblu najwyższym, jak i przy szczeblach pośrednich.
Struktura sztabowo-liniowa powinna łączyć zalety struktury liniowej (zachować jedność rozkazodawstwa, jasny układ władzy i odpowiedzialność), a jednocześnie wykorzystać wiedzę specjalistyczną komórek sztabowych do efektywniejszego funkcjonowania organizacji.
Główną wadą tej struktury są konflikty między komórkami liniowymi a sztabowymi. Obecnie struktura tego typu jest szeroko stosowana w praktyce gospodarczej.