Opracowanie biznesplanu nie jest rzeczą łatwą. Wymaga ono bowiem od jego autorów odpowiedniego przygotowania, obejmującego zarówno problemy merytoryczne (zasady przygotowywania biznesplanu) jak i konieczność zapoznania się ze specyfiką branży. Szczególnie duże trudności nastręcza to osobom, które do tych czynności przystępują po raz pierwszy.
Podstawowym zadaniem wnioskodawcy (przedsiębiorcy) jest takie opracowanie biznesplanu, aby zainteresować inwestorów (bank), a przede wszystkim uzyskać ich finansowe zaangażowanie w realizację swojego przedsięwzięcia. biznesplan jest bowiem dokumentem oddziałującym na dwie strony:
- przedsiębiorstwo i jego potrzeby,
- instytucje finansujące działalność firm.
Dla przedsiębiorcy rzetelne przygotowanie biznesplanu jest bardzo dobrą okazją do dokładnego przemyślenia wszystkich aspektów związanych ze startem lub rozwojem biznesu i w konsekwencji okazją do sprawdzenia, jakie materialne i finansowe środki będą niezbędne w różnych rynkowych, produkcyjnych i finansowych strategiach rozwoju biznesu.
Inwestorzy będą nalegać na szczegółowy przegląd przedstawionych propozycji, zanim zdecydują się zaangażować swoje pieniądze. Często nie chcą się nawet spotkać z wnioskodawcą przed uprzednim zapoznaniem się z jego biznesplanem. Dlatego też plan taki musi być dobrze przygotowany i bardzo przekonywający w ukazaniu możliwości realizacji działań zamierzonych przez przedsiębiorstwo.
Na ogół wszystkie przedsiębiorstwa borykają się z podobnymi problemami. Przekazywane wskazówki opracowania planów odnoszą się do firm różnych typów i różnych rozmiarów, obejmują szeroką różnorodność przedsięwzięć produkcyjnych i usługowych. Aby opisane tutaj zalecenia mogły znaleźć wszechstronne zastosowanie, sprowadzają się do omówienia problemów zasadniczych, typowych dla większości firm. Nie ma jednak potrzeby automatycznego ich stosowania, lecz wskazana jest elastyczność w podejściu do planowania w zależności od specyfiki danego przedsiębiorstwa lub przedsięwzięcia. Dokonanie rozeznania, jakiego rodzaju badanie należy przeprowadzić dla ustalenia listy szczególnych cech indywidualnych przedsiębiorstwa opracowującego biznesplan jest wstępem do rozpoczęcia procesu planowania. Badanie stanu przedsiębiorstwa, jego kondycji ekonomiczno -finansowej, organizacyjnej, technicznej oraz analiza sytuacji rynkowej są czasochłonne i kosztowne, toteż decyzje o zakresie i skali tych badań wymagają dużej rozwagi. Od kadry kierowniczej zależy, które problemy uzna za najbardziej istotne i zaakcentuje w planie, jako warunkujące powodzenie całego przedsięwzięcia – również wtedy, gdy plan kieruje się do ewentualnych zewnętrznych inwestorów. Często już na tym etapie niezbędna staje się współpraca ze specjalistycznymi firmami konsultingowymi mogącymi pomóc w wyselekcjonowaniu i ocenie krytycznych aspektów działalności firmy.
Niezależnie od przyjętej hierarchii problemów, dwa z nich uważa się za szczególnie ważne[1]:
- konieczność zaakcentowania w planie roli zarządzania,
- stosowanie metod badania osiągania celów etapowych, a przez to kontroli przebiegu realizacji założonych celów głównych.
Dane zawarte w planie przedstawiają informacje dotyczące przedsiębiorstwa, produkcji, rynków, wskaźników finansowych. Nie można jednak zapominać o wyjątkowym potraktowaniu roli kadry zarządzającej. Zamieszczenie danych dotyczących jej kwalifikacji, kompetencji, zakresu obowiązków i odpowiedzialności za wykonywane działania oraz schematów organizacyjnych jest konieczne ze względu na inwestora. Przyszli inwestorzy rozpoczynają badania od zapoznania się ze zdolnością kadry kierowniczej do wykorzystania istniejących i przyszłych możliwości rozwoju, umiejętnością zastosowania odpowiednich strategii oraz rozpoznawania i reagowania na trudności pojawiające się w trakcie realizacji zamierzeń. Przeprowadzane badania wskazują na to, że 91% wszystkich niepowodzeń w działalności firm spowodowane jest błędami kierownictwa. Inwestorzy, wychodząc z założenia, że dobre i odpowiednio motywowane kierownictwo jest podstawą sukcesu projektowanych przedsięwzięć dużą wagę przywiązują do zamieszczonych w planie informacji na ten temat.
Ustalenie generalnych celów działania, które przedsiębiorstwo zamierza osiągnąć w przyszłości (w okresie od trzech do pięciu lat) wywołuje potrzebę kontroli przebiegu działalności przez wyznaczenie celów głównych i porównywanie ich wykonania z założeniami. Nie wszystkie cele etapowe muszą być włączone do biznesplanu (najczęściej znajdują się w wewnętrznym biznesplanie przedsiębiorstwa). W planie mogą być zamieszczone w załącznikach lub, jeśli to konieczne dla jasności przedstawionego przedsięwzięcia, odpowiadających im tematycznie rozdziałach. W planach przedsiębiorstw, w których poszczególne kroki prowadzące do osiągania celu (a jednocześnie jego mierniki) nie mogą być wyrażone liczbowo (np. plan wprowadzenia na rynek nowego wyrobu, zastosowanie specyficznych technik marketingowych, patentu, konstrukcja linii technologicznej, stworzenie wykwalifikowanych zespołów produkcyjnych) jest wskazane, aby w rozdziale zawierającym plany finansowe zamieścić informację, że dostarczają one długoterminowych danych, a w załącznikach (lub wskazanych rozdziałach) znajdują się również jakościowe mierniki kontrolujące proces osiągania celu.
Biznesplan zbudowany jest według prostej zasady konstrukcyjnej. Zakres merytoryczny planu podejmujący wszystkie zagadnienia wewnętrzne przedsiębiorstwa oraz oddziaływania zewnętrzne zawiera się w trzech grupach tematycznych, które ilustrują też metodę pracy nad tym dokumentem. Są to[2]:
- Badanie przedsiębiorstwa – opis i analiza; oszacowanie możliwości wprowadzenia zmian, ogólna opinia o przyszłej działalności.
- Opracowanie zasadniczego planu -szczegółowa analiza oraz plan przekształceń i rozwoju wraz ze wszystkimi implikacjami.
- Plan wprowadzenia w życie – plan wdrożenia; powołanie zespołów lub osób odpowiedzialnych za realizację oraz wyznaczenie jej nieprzekraczalnych terminów.
Każdy biznesplan rozpoczyna się od spisu treści. Układ wszystkich planów jest podobny, lecz w zależności od rozmiarów firmy i skali zaplanowanych przedsięwzięć plan ma różną objętość i liczbę załączników. Przedstawiony poniżej układ biznesplanu odnosi się do różnych typów przedsiębiorstw, ale w zależności od specyfiki i wielkości poszczególne elementy mogą być uwzględniane w miarę potrzeb i powinny być zamieszczone tylko te, które spełniają niezbędne warunki do uzyskania pożądanego skutku, tzn. do przekonania potencjalnych inwestorów o sukcesie zamiarów firmy, albo, jeśli plan jest przygotowany do celów wewnętrznych, do pełnienia funkcji efektywnego narzędzia zarządzania przedsiębiorstwem. W podobnym schemacie zamieszczone są wszystkie ewentualności, ale każdy konkretny przypadek uwzględnia specyfikę przedsięwzięcia, toteż zawiera opis i charakterystykę tych punktów, które są najbardziej istotne w danym przypadku. Wszystkie szczegółowe zagadnienia grupowane są w bloki tematyczne.
Typowy układ spisu treści zwykle obejmuje[3]:
- streszczenie projektu przedsięwzięcia;
- podstawowe dane o firmie i jej właścicielach (charakterystyka firmy);
- założenia planu strategicznego przedsięwzięcia;
- plan techniczny;
- plan marketingowy;
- plan organizacyjny;
- plan finansowy;
- wnioski i podsumowanie.
Struktura i budowa biznesplanu stanowią kluczowy element jego skuteczności jako narzędzia zarządzania i planowania działalności gospodarczej. Odpowiednio zaprojektowany biznesplan powinien charakteryzować się logicznym układem treści, przejrzystością oraz spójnością poszczególnych części. Jego struktura może się różnić w zależności od celu opracowania, rodzaju działalności czy wymagań instytucji finansujących, jednak istnieje pewien uniwersalny schemat, który jest powszechnie stosowany w praktyce gospodarczej.
Podstawowym elementem biznesplanu jest streszczenie przedsięwzięcia, często określane jako podsumowanie menedżerskie. Jest to syntetyczne ujęcie najważniejszych informacji zawartych w całym dokumencie, obejmujące opis działalności, cele przedsiębiorstwa, główne założenia finansowe oraz przewidywane rezultaty. Pomimo że znajduje się na początku dokumentu, zazwyczaj opracowywane jest na końcu, po przygotowaniu wszystkich pozostałych części. Jego celem jest szybkie zainteresowanie odbiorcy oraz przedstawienie kluczowych informacji w sposób zwięzły i przekonujący.
Kolejnym istotnym elementem jest charakterystyka przedsiębiorstwa. W tej części przedstawia się podstawowe informacje o firmie, takie jak forma prawna, zakres działalności, historia (w przypadku istniejących przedsiębiorstw) oraz misja i wizja rozwoju. Ważne jest również określenie celów strategicznych oraz krótkoterminowych, które przedsiębiorstwo zamierza osiągnąć. Ta część biznesplanu pozwala odbiorcy zrozumieć kontekst funkcjonowania firmy oraz jej kierunki rozwoju.
Następnym elementem struktury biznesplanu jest analiza rynku. Obejmuje ona badanie otoczenia, w którym działa lub będzie działać przedsiębiorstwo, w tym analizę popytu, podaży, konkurencji oraz segmentów rynku. Istotne jest również określenie grupy docelowej klientów oraz ich potrzeb i preferencji. Analiza rynku stanowi podstawę do opracowania strategii marketingowej oraz oceny szans powodzenia przedsięwzięcia.
Strategia marketingowa to kolejna ważna część biznesplanu. Zawiera ona opis działań związanych z promocją, dystrybucją oraz polityką cenową produktów lub usług. W tej części określa się, w jaki sposób przedsiębiorstwo zamierza zdobyć i utrzymać klientów oraz jakie narzędzia marketingowe będzie wykorzystywać. Strategia marketingowa powinna być spójna z wynikami analizy rynku oraz dostosowana do specyfiki branży.
Istotnym elementem biznesplanu jest również plan operacyjny. Obejmuje on opis procesu produkcji lub świadczenia usług, wykorzystywanych technologii, zasobów materialnych oraz organizacji pracy. W tej części przedstawia się także lokalizację przedsiębiorstwa, strukturę organizacyjną oraz zakres obowiązków poszczególnych pracowników. Plan operacyjny pozwala na ocenę możliwości realizacji założonych celów oraz efektywności wykorzystania zasobów.
Kolejnym ważnym elementem jest plan finansowy. Stanowi on jedną z najistotniejszych części biznesplanu, ponieważ umożliwia ocenę opłacalności przedsięwzięcia. Obejmuje on prognozy przychodów i kosztów, rachunek zysków i strat, bilans oraz przepływy pieniężne. W tej części określa się również zapotrzebowanie na kapitał oraz źródła jego finansowania. Plan finansowy powinien być realistyczny i oparty na rzetelnych założeniach, ponieważ stanowi podstawę decyzji inwestorów i instytucji finansowych.
W strukturze biznesplanu często uwzględnia się także analizę ryzyka. Polega ona na identyfikacji potencjalnych zagrożeń związanych z realizacją przedsięwzięcia oraz określeniu sposobów ich minimalizacji. Może to obejmować ryzyko rynkowe, finansowe, technologiczne czy organizacyjne. Analiza ryzyka zwiększa wiarygodność biznesplanu oraz świadczy o profesjonalnym podejściu do planowania działalności.
Ostatnim elementem biznesplanu są załączniki, które zawierają dodatkowe informacje uzupełniające główną część dokumentu. Mogą to być m.in. szczegółowe dane finansowe, wyniki badań rynkowych, dokumenty rejestrowe przedsiębiorstwa czy życiorysy kadry zarządzającej. Załączniki pozwalają na rozszerzenie informacji bez obciążania głównej części biznesplanu nadmiarem szczegółów.
Podsumowując, struktura i budowa biznesplanu opierają się na logicznym układzie wzajemnie powiązanych elementów, które razem tworzą spójny i kompleksowy dokument. Każda część pełni określoną funkcję i dostarcza istotnych informacji niezbędnych do oceny przedsięwzięcia. Odpowiednie opracowanie struktury biznesplanu ma kluczowe znaczenie dla jego skuteczności oraz dla osiągnięcia zamierzonych celów gospodarczych.
[1] P. Tiffany, S. D. Peterson, op. cit.
[2] N. Cohen, Biznes plan doskonały, Business Press, Warszawa 1998.
[3] Tamże.